Checklist voor het organiseren van een evenement

Iedereen die nu of in het verleden bij een jeugdbeweging of bij een andere vereniging lid was, weet dat er bij het organiseren van een event, heel wat komt kijken. Hoe goed je ook voorbereid mag zijn, last minute zijn er altijd wel wijzigingen of onvoorziene omstandigheden die je planning op z’n kop zetten. Om ervoor te zorgen dat je niets over het hoofd ziet, hebben wij een basis checklist opgemaakt die je kan gebruiken bij het organiseren van een evenement.

Welke vergunningen heb ik nodig? Kom ik in aanmerking voor subsidies? Maak ik reclame en ben ik goed verzekerd in het geval er iets zou mislopen?

Met onze checklist besparen we je van een pak kopzorgen!

Checklist voor een geslaagde voorbereiding

Een half jaar vóór het event breng je deze zaken in orde:

●      Vraag toestemming aan bij de gemeente of stad waar je het event zal organiseren en stem je verplichtingen met hen af.

●      Bepaal een eind- en/of hoofdverantwoordelijke.

●      Leg de datum en locatie vast.

●      Check welke verzekeringen verplicht zijn voor evenementen die plaatsvinden in een zaal.

●      Boek een dj, bands of een presentator.

●      Kijk tijdig voor het huren van ‘feestmateriaal’. Denk maar aan lichten, frigo’s, discobar, podium, hekken, toiletten, bekers enz. Ga zeker ook eens langs bij je gemeente of stad om te kijken wat je via hen kan huren.

●      Schrijf tijdig sponsoren aan met de vraag of zij jouw event willen sponsoren.

●      Ontwerp en bestel tijdig drukwerk. Hou daarbij rekening met de verwachte levertermijn.

●      Check welke vergunningen je allemaal nodig hebt. Denk daarbij aan SABAM, drankvergunning, milieuvergunning, parkeerverbod enz.

●      Ga op zoek naar voldoende vrijwilligers of medewerkers en zorg ervoor dat ze met een gerust hart kunnen komen helpen op je event, door ze te verzekeren tegen ongevallen.

Een maand vóór het event zet je deze zaken op je planning:

●      Regel een fotograaf. Altijd fijn als je achteraf kan terugblikken op het event met enkele sfeerfoto’s of een aftermovie.

●      Licht alle buurtbewoners in en geef hen de contactgegevens van de verantwoordelijke.

●      Maak een overzicht van de veiligheidsnormen en stel een noodplan op.

●      Brief je medewerkers en vrijwilligers door een duidelijke tijdslijn en taakverdeling op te stellen.

●      Stel een telefoonlijst op met alle belangrijke noodnummers en hang deze uit.

●      Bestel wisselgeld of regel een bancontact.

●      Maak afspraken met de politie.

Loopt er iets mis?

Valt er een medewerker, tijdens het ophangen van de discobal, van de ladder of dondert er een reclamebord op een geparkeerde auto? Dan bestaat de kans dat jij als organisator verantwoordelijk wordt gesteld. Bescherm daarom jezelf en je medewerkers of vrijwilligers met een evenementenverzekering. Wil je meer informatie hierover? Aarzel dan niet om ons te contacteren.

Je makelaar wenst je alvast veel succes met de voorbereidingen voor jouw event!